COLLABORATION TOOLS

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DOKUMENTE GEMEINSAM ZEITGLEICH ERSTELLEN

Manchmal ist es notwendig, dass an der Erstellung eines Dokuments (Text, Tabellen, Mindmap, Skizzen) mehrere Personen beteiligt sein müssen, die auch an unterschiedlichen Orten sein können.
In einem solchen Fall ist eine rasche Abstimmung und Ergänzung in kurzer Zeit meist eine besondere Herausforderung. Auch das einfache nachvollziehen der Änderungen ist wünschenswert.

Webbasierte Collaboration Tools können, durch das gemeinsamen Erstellen von Dokumenten in Echtzeit, den Erstellungsprozess eines gemeinsamen Dokuments erheblich erleichtern und verkürzen.
Mehrere Personen können unabhängig vom Ort via Internet-Browser gemeinsam und live an Dokumenten arbeiten, oder wenn nicht anders möglich auch „zeitversetzt“.

Ausgewählte Personen werden durch das Zusenden des, vom „Eigentümer“ des Dokuments, generierten Links eingeladen und autorisiert an dem Dokument gemeinsam zu arbeiten. Ob es notwendig ist, dass die eingeladene Personen auch registrierte Nutzer eines Tools sein müssen oder einer Usergruppe beitreten müssen hängt vom Anbieter des Tools ab.

In der Praxis bedeutet das, dass jede durch einen Link eingeladenen Person sofort den Inhalt bzw. die Änderungen sehen und selbst daran Änderungen vornehmen kann. Die Änderungen der verschiedenen Bearbeiter werden farblich unterschieden.

Durch die „NOTIZVERLAUF“-Funktion (die “Pad-Versionsgeschichte anzeigen”; „History“ oder ähnliche Namen haben) können sehr einfach die früheren Dokumentversionen angesehen oder wieder hergestellt werden.
Erstellte Dokumente müssen nicht extra zwischengespeichert werden, dass geschieht automatisch.
Durch die Collaboration Tools entfällt das Verschicken von Dokumenten per Email und das oft sehr zeitraubende Warten auf Antworten.
Für das Editieren von Dokumenten haben diese Tools nur einen sehr einfachen Funktionsumfang. Die gemeinsam erarbeiteten Dokumente können aber exportiert werden und in einem umfangreichen Programm (zum Beispiel in WORD) kreativ formatiert und weiter verarbeitet werden.

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